Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren für menschenrechts- und umweltbezogene Beschwerden nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Die Achtung der Menschenrechte ist eine Selbstverpflichtung, die im Leitbild des Sozialwerks St. Georg verankert ist und deren Umsetzung in unserer Unternehmenskultur, unserer Grundsatzerklärung zur Menschenrechtspolitik, unseren relevanten Dienstleistungen und Verfahrensstandards sowie bei der Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten zum Ziel gesetzt ist.
Um mögliche Verstöße dagegen frühzeitig zu erkennen, entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen und mögliche Schäden von Betroffenen abwenden zu können, bedarf es der Aufmerksamkeit und Hinweisen von internen und externen Personen. Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es daher jeder internen oder externen Person, auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in der Lieferkette oder im eigenen Geschäftsbereich des Sozialwerks St. Georg sowie der Tochtergesellschaften vertrauensvoll hinzuweisen.
1. Was sind menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen, die über das Beschwerdeverfahren gemeldet werden können?
Zu den menschenrechtlichen Risiken oder Pflichtverletzungen im Sinne des LkSG zählen insbesondere
Umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen ergeben sich durch Verstöße im Zusammenhang mit der Herstellung oder Verwendung von Quecksilber, persistenten organischen Schadstoffen und gefährlichen Abfällen.
2. An welche Stellen kann ich mich mit Hinweisen wenden?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten entsprechende Hinweise zu menschenrechts- oder umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen zu melden. Neben einer nachfolgend beschriebenen, zentralen Beschwerdestelle nach dem LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) ist weiterhin das unmittelbare Arbeitsumfeld Ansprechpartner:in für Meldungen. Das heißt der oder die Leitungskräfte, die Geschäftsführung oder der Betriebsrat. Für Beschwerden und Meldungen von Vorkommnissen aus entsprechenden Bereichen dienen auch die nachfolgend genannten Beauftragten als Anlaufstellen. Das bedeutet, Sie können sich je nach Hinweisthema auch an den Datenschutzbeauftragten, die Präventionsbeauftragte, AGG-Beauftragte, die zentrale Hinweisgebermeldestelle sowie für Beschwerden von Klient:innen an den Ombudsmann und das zentrale Beschwerdemanagement wenden.
Sollte Ihnen als Hinweisgeber:in eine Meldung an diese Stellen als nicht geeignet erscheinen, sind Sie herzlich eingeladen, sich direkt an die zentrale Beschwerdestelle zum LkSG zu wenden.
3. Über welche Beschwerdekanäle können Hinweise oder Beschwerden in das Verfahren eingegeben werden?
Im Sozialwerk St. Georg e.V. und seinen Tochtergesellschaften können Sie diese verantwortliche Stelle wie folgt erreichen:
Hinweise können auch anonym gemeldet werden. Für Rückmeldungen und Rückfragen wäre es allerdings hilfreich, wenn Sie uns Kontaktmöglichkeiten angeben könnten.
4. Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?
Der Ablauf des Beschwerdeverfahrens gestaltet sich wie folgt:
Eingangsbestätigung des Hinweises:
a) per Mail: automatische Eingangsbestätigung
b) per Formular: automatische Eingangsbestätigung
c) per Post: Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen
d) per Telefon: Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen
In welcher Form die Eingangsbestätigung bei einem Beschwerdeeingang per Post oder per Telefon ergeht, hängt davon ab, welchen Kontaktweg die hinweisgebende Person gewählt hat.
Sollte ein Hinweisgeber einen Hinweis persönlich melden wollen, sollte möglichst ein neutraler Treffpunkt vereinbart werden, damit die Identität des Hinweisgebers möglichst lange geschützt bleibt.
Festlegung des Sachbearbeiters:
Sobald eine Beschwerde eingeht, klären die Mitglieder der Beschwerdestelle, wer die Sachbearbeitung des Falles übernimmt. Diejenige Person versendet dann z. B. bereits die Eingangsbestätigung.
Dokumentation des Beschwerdevorgangs:
Die den Fall bearbeitende Person dokumentiert den Vorgang. Hierzu wird in dem Ordner „Beschwerdestelle LkSG“ auf den nur das Team der Beschwerdestelle zugreifen kann, ein neuer Ordner angelegt. Die Vertraulichkeit und der Datenschutz sind gewahrt.
Prüfung, ob der sachliche Anwendungsbereich eröffnet ist:
Der Sachbearbeiter prüft den mitgeteilten Sachverhalt. Zunächst wird festgestellt, ob der sachliche Anwendungsbereich im Sinne des LkSG eröffnet ist. Kann dies nicht festgestellt werden oder fehlen ausreichende Angaben zur Prüfung, wird der Sachbearbeiter – sofern das möglich ist – mit dem Hinweisgeber Kontakt aufnehmen, Falls weder ausreichende, Informationen vorliegen, noch die Kontaktaufnahme möglich ist, wird der Beschwerdevorgang geschlossen. Ist der Anwendungsbereich des LkSG nicht gegeben, wird dies mit der hinweisgebenden Person mit kurzer Begründung und ggf. mit dem Angebot die Meldung an zuständige Beauftragte bzw. spezielle Beschwerdestellen weiterzuleiten, kommuniziert und der Vorgang geschlossen.
Klärung des Sachverhalts:
Kann ein relevanter Hinweis festgestellt werden, werden die im Einzelfall erforderlichen Maßnahmen eingeleitet, um weitere Informationen zur Klärung zu erhalten. Der Hinweis wird thematisch und der Schwere nach eingeordnet und priorisiert.
Erarbeitung einer Lösung:
Der Sachbearbeiter nimmt eine Bewertung des Beschwerdevorgangs vor und gibt eine Empfehlung zu Folgemaßnahmen und den nächsten Schritten ab.
Die Beschwerdestelle erarbeitet einen Vorschlag zur Abhilfe und Prävention. Soweit möglich, wird die hinweisgebende Person in die Lösungsfindung einbezogen.
Der Lösungsvorschlag wird der im Unternehmen verantwortlichen Stelle zugeleitet, die die angemessenen Maßnahmen ergreift.
Rückmeldung an Hinweisgeber:
Spätestens 3 Monate nach Übersendung der Eingangsbestätigung ist dem Hinweisgeber –eine Rückmeldung über den aktuellen Verfahrensstand zu geben. Bei anonymen Meldungen jedoch nur soweit dies möglich ist. Die Rückmeldung soll soweit möglich die Information enthalten, welche Maßnahmen geplant bzw. bereits ergriffen wurden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Rückmeldung mögliche weitere Untersuchungen nicht behindert oder vereitelt. Auch dürfen die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Sollte der Vorgang bis dahin noch nicht abgeschlossen sein, erfolgt eine Information über den Sachstand des Verfahrens, die bis zum Abschluss regelmäßig, spätestens alle drei Monate fortgeführt wird
5. Wer ist Ansprechpartner für die hinweisgebenden Personen
Die zentrale Beschwerdestelle LkSG ist angesiedelt bei dem, dem Vorstand des Sozialwerk St. Georg e.V. unterstellten, Ressort Konzernstrategie und -Steuerung. Dieses wird unterstützt aus geschulten Mitarbeitenden aus dem Ressort Recht und Personal sowie entsandten Mitarbeitenden der Tochtergesellschaften. Die aus diesen Personen gebildete Beschwerdestelle nimmt eingehende Hinweise auf und benennt aus ihrem Kreis einen zuständigen Sachbearbeiter, der die entsprechende Sachverhaltsaufklärung einleitet. Alle Mitglieder haben Zugriff auf das Beschwerdesystem.
Die in der Beschwerdestelle eingesetzten Personen handeln unparteiisch. Sie sind zur Erfüllung dieser Aufgabe unabhängig, nicht an Weisungen gebunden sowie zur Verschwiegenheit verpflichtet.
6. Wie gewährleistet das Unternehmen den wirksamen Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde?
Hinweisgeber:innen, die im guten Glauben tatsächliche oder vermutete menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen im Sozialwerk St. Georg oder bei seinen Geschäftspartnern feststellen und melden, haben nicht mit negativen Konsequenzen zu rechnen. Im guten Glauben heißt, dass sie von der Richtigkeit überzeugt sind und die von ihnen zu meldende Tatsache ihrem eigenen Kenntnisstand nicht widerspricht. Sie dürfen keine bewusst falschen oder verleumderischen Hinweise oder Informationen abgeben.
Alle Hinweise werden im Meldeverfahren und bei den Folgemaßnahmen vertraulich behandelt. Ebenso bleibt die Identität betroffener Personen während der Dauer einer durch die Meldung oder Offenlegung ausgelösten Untersuchung geschützt.
Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt nicht, wenn eine gesetzlich geregelte Ausnahme vorliegt und zuständige Stellen, wie Strafverfolgungsbehörden oder Verwaltungsbehörden Auskunftsansprüche geltend machen. Des Weiteren gilt sie nicht, wenn die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet oder wenn die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat. Die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen weitergegeben werden, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen oder für die Ergreifung von Folgemaßnahmen notwendig ist, die Person einwilligt oder eine gesetzlich geregelte Auskunftspflicht besteht.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
7. Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Das Sozialwerk St. Georg überprüft die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens mindestens einmal im Jahr sowie bei konkretem Anlass.
Die im Text verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich - sofern nicht anders kenntlich gemacht - auf alle Geschlechter.